DECRETO 408 DE MARZO 14 DE 2001

MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO

DECRETO No. 0408

(14 de Marzo de 2001)

Por medio del cual se reglamenta el artículo 579-2 del Estatuto Tributario

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA

En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas por el artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política y el artículo 579-2 del Estatuto Tributario,

DECRETA

ARTICULO 1º. - Las declaraciones tributarias y el pago de los impuestos y de las retenciones en la fuente administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales que se presenten electrónicamente, se hará a través del Sistema Declaración y Pago Electrónico de la DIAN, el cual cuenta con los siguientes mecanismos de seguridad:

• Identificación inequívoca de origen y destino en todas las comunicaciones.

• Cifrado de datos transmitidos y almacenados.

• Números de control para garantizar la integridad de la información.

• Protocolo que impide la negación del envío y/o recepción de la información

• Certificados con firma electrónica y claves secretas de acceso para contribuyente y revisor fiscal.

PARAGRAFO. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales mediante resolución de carácter general definirá la operatividad de dichos mecanismos y la interacción entre los diferentes agentes que intervienen en el proceso.

ARTICULO 2º. - La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales mediante resolución señalará los contribuyentes, responsables o agentes retenedores obligados a cumplir con la presentación de las declaraciones y pagos tributarios, mediante el Software del Sistema Declaración y Pago Electrónico.

PARAGRAFO. Cuando alguno de los contribuyentes señalados en la resolución respectiva cambie su domicilio fiscal, deberá seguir cumpliendo sus obligaciones tributarias mediante el Software del Sistema Declaración y Pago Electrónico de la DIAN.

ARTICULO 3º. - Las declaraciones tributarias que se presenten electrónicamente no requieren para su validez de firma autógrafa de la persona obligada a cumplir con dicho deber formal ni del contador o revisor fiscal.

La firma electrónica de las declaraciones tributarias que se presenten por el Sistema Declaración y Pago Electrónico, se garantizará mediante los certificados y claves secretas de la persona obligada a cumplir con dicho deber formal y del contador o revisor fiscal, que serán expedidos por dicho Sistema, y de ellas se derivarán todas las responsabilidades de carácter tributario que hoy se desprenden de la firma autógrafa.

ARTICULO 4º. - Para la asignación de las firmas electrónicas y las claves secretas, se deberá solicitar por escrito a la Administración de la jurisdicción a la que corresponda el contribuyente, responsable o agente retenedor según el caso, suministrando el nombre y apellidos completos e identificación tanto de la persona obligada a cumplir con el deber formal de declarar, como del contador o revisor fiscal, de acuerdo con el certificado de Cámara de Comercio actualizado, y demás documentos que lo acrediten, información que se deberá presentar junto con la solicitud.

Será responsabilidad del obligado a cumplir con el deber formal de declarar, observar las medidas de seguridad de la clave secreta y certificado de firma electrónica, al interior de la empresa y respecto de terceros. Igualmente, será responsabilidad del contador o revisor fiscal observar las medidas correspondientes de seguridad para su propia clave secreta.

Cuando sea necesario asignar una nueva firma electrónica y clave secreta, el contribuyente o el representante legal, en el caso de personas jurídicas, deberá solicitarlo por escrito a la Administración correspondiente, anexando los documentos que lo acrediten para el efecto. La Administración dispondrá de tres (3) dí ;as hábiles para entregar la nueva firma electrónica y clave secreta.

Cuando el cambio se refiera al contador o revisor fiscal, el contribuyente o el representante legal, en el caso de personas jurídicas, será quien lo informe por escrito a la Administración correspondiente, anexando los documentos que lo acrediten para el efecto. El contribuyente o el representante legal será el responsable de su actualización en el software del Sistema Declaración y Pago Electrónico.

El mismo procedimiento se seguirá cuando por daños eventuales en el sistema informático o la pérdida de la clave secreta sea necesaria la expedición de un nuevo certificado y clave secreta.

ARTICULO 5º. - Las sociedades usuarias del Sistema Declaración y Pago Electrónico de la DIAN, que se liquiden definitivamente informarán de su nuevo estado a la Subdirección de Recaudación de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, para efectuar la respectiva revocatoria de acceso al Sistema.

ARTICULO 6º.- Para efectos de lo dispuesto en este Decreto, el contribuyente, responsable o agente de retención, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso los eventuales daños en su sistema informático, la pérdida de la clave secreta por quienes deben cumplir el deber formal de declarar o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior al término señalado en el artículo 4º de este Decreto, constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la declaración.

Con excepción de lo especificado en el párrafo anterior, en el evento de presentarse situaciones de fuerza mayor que le impidan al contribuyente, responsable o agente retenedor presentar oportunamente su declaración por el Sistema de Declaración y Pago Electrónico, no se aplicará la sanción de extemporaneidad establecida en el artículo 641 del Estatuto Tributario, siempre y cuando la declaración manual se presente a más tardar al día siguiente del vencimiento del plazo para declarar y se demuestren los hechos constitutivos de fuerza mayor. Para la demostración de la fuerza mayor se aplicará el procedimiento tributario dentro del cual se allegarán las pruebas pertinentes, las cuales se analizarán con las normas legales correspondientes.

Cuando por fuerza mayor o caso fortuito por causas no imputables al contribuyente, responsable o agente retenedor, no haya disponibilidad del Sistema Declaración y Pago Electrónico, la DIAN podrá autorizar mediante resolución y en forma temporal la presentación de declaraciones en los formularios ordinarios ante las entidades autorizadas para recaudar.

PARAGRAFO. La cancelación de los valores a pagar resultantes de las declaraciones contempladas en el inciso anterior y aquellos pagos, correspondientes a declaraciones presentadas electrónicamente, que no se puedan presentar en forma Electrónica por daños en el equipo Informático del contribuyente, responsable o agente retenedor, deben efectuarse en forma litográfica en la fecha del respectivo vencimiento.

ARTICULO 7º. - El Gobierno Nacional podrá fijar plazos especiales para la presentación y el pago de las obligaciones tributarias por el Sistema Declaración y Pago Electrónico.

ARTICULO 8º. - La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales garantizará la actualización en el Sistema Declaración y Pago Electrónico de los formatos que prescriba para la presentación y el pago de las obligaciones tributarias que el contribuyente esté obligado a efectuar por este medio.

ARTICULO 9º. - Los contribuyentes, responsables y agentes de retención, obligados a presentar electrónicamente las declaraciones tributarias, también deberán diligenciar y presentar por este medio el recibo de pago; no obstante el pago se efectuará en las entidades autorizadas para recaudar con presentación del recibo de pago impreso por el Sistema, a menos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales establezca para estos contribuyentes un nuevo mecanismo para cancelar sus obligaciones tributarias.

ARTICULO 10º. - Los contribuyentes, responsables y agentes de retención, obligados a presentar electrónicamente las declaraciones, podrán presentar las declaraciones en la forma tradicional, en los siguientes casos:

• Declaraciones de Renta y Complementarios o de Ingresos y Patrimonio extemporáneas o de corrección de los años 1998 y anteriores.

• Declaraciones de Retención en la Fuente y de Ventas extemporáneas o de corrección de los años 1999 y anteriores.

• Declaraciones de Renta y Complementarios o de Ingresos y Patrimonio iniciales o de corrección para: Instituciones Financieras Intervenidas, sucursales de sociedades extranjeras que presten en forma regular el servicio de transporte aéreo, marítimo, terrestre o fluvial entre lugares colombianos y extranjeros o entidades cooperativas de integración del régimen tributario especial, que no estén calificados como Grandes Contribuyentes.

• Declaraciones de corrección del inciso 4° del artículo 588 del Estatuto Tributario, en las cuales no se varíe el saldo a pagar o el saldo a favor y que correspondan a períodos o años gravables que no se presentaron inicialmente en forma Electrónica.

ARTICULO 11º. - Para todos los efectos jurídicos, los documentos electrónicos presentados a través del Sistema de Declaración y Pago Electrónico reemplazarán los documentos físicos en papel.

Cuando el contribuyente requiera presentar ante terceros o cuando autoridad competente solicite copia de la declaración, la impresión en papel que se haga de las declaraciones electrónicas tendrá valor probatorio, siempre y cuando hayan sido impresas exclusivamente con los mecanismos establecidos en el Sistema Declaración y Pago Electrónico, cuando en ellas aparezca el documento completo sin tachaduras de ninguna clase y cuando estén plenamente identificados los dígitos de control manual y automático asignados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

No podrá efectuarse otro tipo de impresión o manipulación del contenido de las declaraciones y recibos electrónicos y no tendrá ningún valor la impresión sin el cumplimiento de los requisitos señalados.

Con el objeto de que el tercero ante quien se presenten las declaraciones en forma impresa quiera tener certeza de la validez de dicho documento, podrá solicitar la confirmación ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

ARTICULO 12º. - El Sistema Declaración y Pago Electrónico, le permitirá a los contribuyentes que declaren por este medio, realizar todas las gestiones relacionadas con el Registro Unico Tributario -RUT-, debiendo presentarse a la Administración respectiva cuando la solicitud se refiera a cambios de Nombre o Razón Social y/o de Administración de Impuestos, solicitud de duplicado de NIT y solicitud de cancelación total de NIT.

ARTICULO 13º. - El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga el Decreto 1487 de 1999.

PUBLÍQUESE Y CUMPLASE

Dado en Bogotá, D. C., a los 14 Marzo 2001

ANDRES PASTRANA ARANGO
PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA  

JUAN MANUEL SANTOS

MINISTRO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO