REPUBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

  SUPERINTENDENCIA DE VALORES

  

CIRCULAR EXTERNA No. 011 DE 2002

(23 de diciembre) 

Señores

Representantes legales, revisores fiscales y contadores de las entidades sometidas al control y vigilancia de la superintendencia de Valores.

 

Asunto: Envío de información financiera por Internet.

Con el propósito de hacer más eficiente el envío de información a la superintendencia de Valores, las entidades destinatarias de la presente circular podrán remitir su información financiera a través del sitio web de la Superintendencia, de acuerdo con las siguientes instrucciones: 

1.      Información a reportar. 

A través de Internet se transmitirá la misma información que hasta la fecha se ha enviado por módem y que se resume en el siguiente cuadro:

 

Tipo de entidad	Periodicidad	Información
Sociedades comisionistas de bolsa de valores	Diaria	Saldos de la cuenta 12 – Inversiones y derivados
Intermediarios no vigilados: personas naturales y jurídicas	Mensual	Cuentas PUC y anexo
Sociedades comisionistas de bolsa de valores, Sociedades calificadoras de valores, Sociedades comisionistas independientes de valores, Sociedades administradoras de depósitos centralizados de valores, Sociedades administradoras de inversión, Bolsas de valores, Fondos mutuos de inversión vigilados, Sociedades titularizadoras.	Mensual	Cuentas PUC y sus respectivos anexos
Emisores de Valores	Trimestral	Cuentas PUC, anexos y notas a los estados financieros
Fondos mutuos de inversión controlados	Anual	Cuentas PUC y sus respectivos anexos
Emisores de Valores obligados a consolidar información financiera	Cierre de ejercicio	Anexos y notas a los informes financieros

 

2.      Dirección electrónica.  

En el sitio web de la Superintendencia (www.supervalores.gov.co), bajo el icono “Trámites ante la Superintendencia”, se encuentra el enlace a la página “Trámites por Internet” y allí la opción  “Envío de Informes Financieros”, la cual se deberá utilizar para reportar la información relacionada en el numeral anterior.  

3.      Usuario y contraseña.  

Todas las entidades se deberán identificar ante el sistema de la Superintendencia con un código de usuario y una contraseña, los cuales son asignados por la división de Registro Nacional de Valores e Intermediarios de la Superintendencia. Las entidades podrán solicitar un nuevo código de usuario y contraseña para este trámite o pedir que se habilite uno de los ya asignados.  

El representante legal de la sociedad es el responsable de la administración y confidencialidad de la contraseña, la cual podrá cambiar todas las veces que lo requiera utilizando la opción “Cambiar contraseña”. 

4.      Procedimiento. 

Después de ingresar al sistema de la superintendencia, con el respectivo código de usuario y contraseña asignado para éste trámite, se deberá seleccionar el tipo de informe a reportar, el período al cual pertenece y determinar si el archivo a transmitir corresponde a informes financieros o a notas sobre los mismos. 

A continuación se deberá seleccionar el archivo a remitir y proceder a su envío.  El computador de la superintendencia validará la información recibida y generará un archivo con los resultados de la misma, que contendrá el código de transmisión, CT, si la validación fue exitosa, o la lista de los errores encontrados, en caso contrario. 

Terminada la validación el sistema informará al usuario para que proceda a consultar el archivo de resultado en su computador.  

La información recibida por Internet será publicada en el sitio web de la superintendencia, dentro de las 24 horas hábiles siguientes a su recepción, como se viene haciendo hasta la fecha. 

Las retransmisiones también se podrán hacer por Internet, previa autorización de la Superintendencia. 

Los demás aspectos técnicos relacionados con el envío de información, tales como el tipo de archivo, su estructura, las validaciones, los formatos, etc., seguirán siendo los mismos que se definieron para la transmisión vía módem.  

Las entidades no deberán remitir vía módem, por fax, en forma impresa, o por cualquier otro medio, la información transmitida por Internet a la Superintendencia. 

5.      Firmas digitales de los informes financieros 

A partir del primero de Junio de 2003, las entidades deberán enviar sus informes financieros por Internet, firmados digitalmente por el representante legal, el revisor fiscal y el contador, a efectos de certificar que la información transmitida corresponde a la real situación financiera de la entidad y ha sido tomada de sus registros contables. La información reportada diariamente podrá ser firmada solo por el representante legal de la entidad. 

Para los informes que se transmitan hasta el 31 de Mayo de 2003, se deberá remitir la certificación firmada por el representante legal, el revisor fiscal y el contador, de la misma forma en que se hace para las transmisiones vía módem.  

Los registros contables de la entidad siempre deberán permanecer a disposición de la Superintendencia de Valores quien los podrá requerir para comprobar su consistencia con la información transmitida. 

6.      Horarios de transmisión. 

Continuarán vigentes las fechas y las horas establecidas para cada tipo de entidad. 

7.      Transmisión.  

Las entidades que lo deseen podrán realizar el envío de sus informes financieros a través de Internet, a partir del 27 de Enero de 2003, en los términos dispuestos en la presente circular.  Quien no lo haga por este medio deberá efectuar la transmisión vía módem como ha sido tradicional.  Los informes financieros transmitidos por Internet, que generen código de transmisión, no podrán ser enviados vía módem y viceversa. 

A partir del primero de Junio de 2003 la única modalidad valida para el envío de los informes  financieros será por Internet, a menos que la Superintendencia los requiera en otro medio, en desarrollo de su plan de contingencia. 

8.      Requisitos técnicos. 

La entidad que envíe sus informes financieros por Internet deberá estar conectada a la red a una velocidad de al menos 56 kbps, para lograr un tiempo de respuesta adecuado. 

La transferencia de archivos se hace con el protocolo FTP, por lo tanto, ese servicio deberá estar disponible para el usuario que realiza la transmisión. 

9.      Vigencia. 

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación. 

Cordialmente, 

Juan Fernando Lucio López

Superintendente de Valores (e)